Lavorare con assicurazioni, fondi sanitari e convenzioni aziendali e' una grande opportunita' per uno studio di fisioterapia: porta volumi di pazienti costanti e prevedibili, soprattutto per chi tratta sinistri stradali e infortuni sul lavoro. Ma chiunque ci abbia provato sa anche il rovescio della medaglia: una mole di burocrazia che, se gestita male, si mangia il margine e la pazienza della segreteria.
In questo articolo mettiamo in fila i problemi tipici, qualche regola organizzativa che funziona a prescindere dagli strumenti, e infine cosa dovrebbe fare un software per esserti davvero utile su questo fronte.
I problemi tipici di chi lavora in convenzione
Un listino diverso per ogni compagnia
Ogni compagnia e ogni fondo ha le sue tariffe: la stessa seduta di rieducazione motoria puo' valere 30 euro con una convenzione, 38 con un'altra e 45 in privato. Alcune convenzioni prevedono franchigie a carico del paziente, altre massimali per ciclo, altre ancora tariffe diverse per prestazione. Tenere tutto a mente e' impossibile; tenerlo su un foglio Excel aggiornato a mano e' poco meglio. Il risultato sono errori di fatturazione in entrambe le direzioni: a volte perdi soldi tu, a volte li chiedi in piu' al paziente sbagliato.
Pratiche e autorizzazioni che si perdono per strada
Il sinistro tipico ha un percorso a tappe: apertura della pratica, autorizzazione della compagnia per un certo numero di sedute, eventuale proroga, chiusura, invio della documentazione. Ogni tappa ha documenti, numeri di pratica, referenti e scadenze. Quando le pratiche sono cinque si gestiscono a memoria; quando diventano cinquanta, qualcuna finisce dimenticata in un cassetto: sedute erogate oltre il numero autorizzato (che nessuno ti paghera'), proroghe mai richieste, fatture mai emesse perche' mancava un documento.
La fatturazione separata
Con i pazienti privati emetti la fattura e hai finito. Con le convenzioni il flusso si sdoppia: una parte va fatturata alla compagnia (spesso a fine mese, cumulativa, con il dettaglio delle pratiche), una parte eventualmente al paziente per franchigie o extra. Compagnie diverse vogliono tracciati e allegati diversi. E i tempi di pagamento non sono quelli del privato: 60 o 90 giorni sono la norma, quindi serve anche tenere sotto controllo lo scadenzario degli incassi.
Nessuna visibilita' sulla redditivita'
Domanda scomoda: quella convenzione che ti porta tanti pazienti, a fine anno, quanto ti lascia davvero? Tra tariffe scontate, tempo amministrativo e pagamenti lenti, alcune convenzioni sono ottimi affari e altre lavorano quasi in pari. Senza dati per convenzione, e' impossibile saperlo e quindi negoziare o disdire con cognizione di causa.
Come organizzarsi: regole che valgono sempre
- Una scheda per ogni convenzione. Tariffe per prestazione, franchigie, massimali, referente della compagnia, modalita' di fatturazione e documenti richiesti. Scritta, aggiornata, accessibile a tutta la segreteria: la conoscenza non puo' vivere solo nella testa di una persona.
- Ogni pratica ha uno stato. Da autorizzare, autorizzata, in corso, in proroga, da fatturare, fatturata, incassata. Qualunque sia lo strumento, ogni pratica deve avere uno stato esplicito e qualcuno che controlla periodicamente quelle ferme.
- Conta le sedute contro l'autorizzato. Il momento in cui scopri che hai erogato 12 sedute su 10 autorizzate non deve essere la fatturazione di fine mese. Serve un contatore visibile gia' in agenda.
- Separa subito privato e convenzionato. Gia' alla prenotazione, ogni appuntamento deve sapere a quale regime appartiene: e' questo che rende possibile applicare il listino giusto e fatturare al soggetto giusto senza ricostruzioni a posteriori.
- Rivedi i numeri due volte l'anno. Fatturato, sedute e tempi di incasso per ogni convenzione. Mezz'ora di analisi che vale piu' di tante sensazioni.
Cosa deve fare un software gestionale (se vuole esserti utile davvero)
Molti gestionali per fisioterapia trattano le convenzioni come un campo note sulla scheda paziente. Non basta. Le cose da pretendere sono queste:
- Listini multipli per compagnia e prestazione, applicati in automatico quando prenoti: niente tariffe a memoria, niente correzioni in fattura.
- Anagrafica delle pratiche/sinistri con numero pratica, sedute autorizzate, sedute erogate, scadenze e stato, collegata al paziente e all'agenda.
- Avvisi automatici quando le sedute autorizzate stanno per esaurirsi o una pratica resta ferma troppo a lungo.
- Fatturazione separata e cumulativa: fattura alla compagnia con il riepilogo delle pratiche del mese, fattura al paziente per franchigie ed extra, senza doppi inserimenti.
- Report per convenzione: quanto hai fatturato, quanto hai incassato e in quanto tempo, per ogni compagnia o fondo.
E' esattamente il motivo per cui in FisiomanagerPRO la gestione di convenzioni, assicurazioni e sinistri e' un modulo nativo e non un adattamento: listini per compagnia, pratiche con stati e contatori di sedute, fatturazione separata e reportistica dedicata. Se lavori molto con i sinistri, e' il tipo di funzionalita' da verificare con attenzione prima di scegliere qualunque gestionale, il nostro compreso: chiedi una demo proprio su questo flusso, con i tuoi casi reali.
In sintesi
Le convenzioni non sono un male necessario: sono un canale di crescita, a patto di gestirle con metodo. Le tre mosse essenziali: dare a ogni convenzione una scheda con le sue regole, a ogni pratica uno stato e un responsabile, e a ogni seduta il suo regime tariffario fin dalla prenotazione. Il resto, dal conteggio delle sedute alla fattura cumulativa di fine mese, e' lavoro ripetitivo: ed e' il lavoro ripetitivo che un buon software dovrebbe togliervi dalle spalle, lasciando alle persone solo le decisioni.